Gör & hålla
Gör en förvaringskarta för en låda med fotoremsor
Hitta ett original utan att upprepade gånger hantera hela samlingen.
Goda höljen blir mycket mindre användbara om den önskade bilden alltid är längst ner i en otyglad stack. En lagringskarta låter dig välja objektet innan du öppnar rutan.
Matcha kartan till det fysiska arrangemanget
National Archives rekommenderar korrekt storlek behållare som undviker böjning och överbeläggning. Bygg ditt index runt arrangemanget kan du säkert behålla: box, mapp och objektreferens. Tryck inte extra remsor i en full mapp för att bevara en godtycklig numreringsorder.
Belägg: Bevarande vägledning
Använd ett originalexempel
En katalogpost kan lyda: remsa-014; låda A; mapp 3; kusiner på marknaden; datum okänt. Ett litet kontaktark kan hjälpa dig att identifiera bilden utan att röra originalet. Förvara miniatyrbilder för visning tillsammans med hänvisningen till den fysiska förvaringsplatsen, men håll stora originalfiler separat.
Uppdatering efter varje drag
När du lånar en kopia, skanna ett original eller ändra ett hölje, spela in sin nuvarande plats. Gör en tillfällig hämtningskontroll från indexet till det faktiska objektet. En enkel underhållen karta är mer användbar än en utarbetad katalog som slutade matcha rutan efter den första omorganisationen.
Källor och vidare läsning
Källor till de specifika fakta och produktbeskrivningar som nämns ovan. Våra exempel, tolkningar och praktiska förslag är redaktionellt material i original.
- US National Archives — storing family archivesBevarande vägledning