Udržet
Vytvořte mapu uložených proužků v krabici
Najděte originál, aniž byste opakovaně procházeli celou sbírku.
Dobré kryty se stanou mnohem méně užitečné, pokud je požadovaný obrázek vždy na dně neoznačeného zásobníku. Ukládací mapa vám umožní vybrat objekt před otevřením krabice.
Přizpůsobte mapu skutečnému uspořádání
Národní archivy doporučují správně velké kontejnery, které se vyhýbají ohýbání a přelidňování. Vytvořte si svůj index kolem uspořádání, které můžete bezpečně udržovat: box, složka a odkaz na objekt. Nemačkejte další proužky do celé složky, aby se zachoval libovolný pořadí číslování.
Důkazy: Pokyny pro uchovávání
Použít originální příklad
Rekord by mohl číst: strip-014; box A; složka 3; bratranci na veletrhu; datum nejisté. Malý kontaktní list vám může pomoci identifikovat obrázek, aniž by se dotkl tisku. Udržujte přístupové náhledy a fyzicko-skladovací reference společně, zatímco ukládejte větší hlavní soubory odděleně.
Po každém přesunu aktualizujte záznam
Když si půjčíte kopii, skenujete originál nebo změníte kryt, zaznamenejte jeho aktuální polohu. Proveďte občasnou kontrolu z indexu do skutečného objektu. Jednoduchá udržovaná mapa je užitečnější než propracovaný katalog, který po první reorganizaci přestal odpovídat.
Zdroje a další čtení
Zdroje konkrétních faktů a popisů produktů uvedených výše. Naše zpracované příklady, interpretace a praktická doporučení jsou původním redakčním obsahem.
- US National Archives — storing family archivesPokyny pro uchovávání