Udržet
Připravte přenosový list, když se změní fotopás
Uveďte obsah, zdroj a známé mezery, aby další držitel mohl pokračovat v záznamu.
Malá sbírka může ztratit kontext, když se pohybuje mezi příbuznými. Převodní list identifikuje, co změnilo majitele, kdo poskytl informace a kde zůstávají nejisté detaily. Udržujte to v praxi: toto je rodinná předání, ne formální archivní záloha.
Inventura souboru
Seznam každé obálky, proužku, stránky alba a digitální složky podle identifikátoru. Všimněte si, zda je každý originál, kopie nebo skenování. Zaznamenejte chybějící čísla nebo mezery namísto tichého přečíslování sbírky.
Důkazy: Pokyny pro uchovávání
Napište historii
Přidat předchozí a nový držitel, datum převodu a známá historie vlastnictví. Oddělte to, co řekl dárce od toho, co objekty ukazují. Uveďte kontaktní údaje pouze tehdy, pokud se obě strany dohodnou na jejich zachování.
Potvrzení o přijetí
Ať si oba lidé prověří seznam a zaznamenají obavy o stav před balením. Používejte ochranné kryty a uchovávejte list v oddělené obálce. Uložit digitální kopii s katalogem tak, aby záznam přežil další tah. Nechte si sken inventáře kromě fyzických cílů. Společně.
Důkazy: Pokyny pro uchovávání
Zdroje a další čtení
Zdroje konkrétních faktů a popisů produktů uvedených výše. Naše zpracované příklady, interpretace a praktická doporučení jsou původním redakčním obsahem.
- Library of Congress — Recommended Formats Statement: Still Image WorksPokyny pro uchovávání
- Library of Congress — Care, Handling, and Storage of PhotographsPokyny pro uchovávání